¿Sabía que la PYME media sólo reclama aproximadamente el 50 – 70% de sus facturas impagadas cada año? A la luz de esta preocupante estadística, es más importante que nunca que las pequeñas empresas encuentren formas de aumentar su éxito al intentar recuperar una facturas impagada. En este artículo te vamos a contar las maneras más efectivas de poder reclamar a tu deudor el importe de la factura impagada.
Paso 1: Conocer los motivos de la negativa
Hay muchas razones por las que un proveedor puede negarse a pagarle. Aunque algunas de estas razones son más legítimas que otras, el hecho es que, a menos que tenga una razón clara de por qué su proveedor se niega a pagar, le resultará mucho más difícil resolver la situación. Estas son las razones más comunes para el rechazo de facturas:
- – Retraso en el pago: Si las condiciones de pago no están claramente especificadas en la factura, la ley supone que el pago vence a los 30 días de la fecha de la factura. En algunos casos, su proveedor puede tener una razón legítima para incumplir este plazo. En otros, puede haber sido demasiado generoso con sus condiciones de pago en primer lugar.
- – No hay un contrato firmado: si las condiciones de tu relación comercial no están recogidas en un contrato oficial, es mucho más fácil que tu proveedor se niegue a pagar. Asegúrate de que tienes un contrato firmado con tu proveedor en el que se detallan los términos de vuestra relación comercial.
- – No hay una orden de compra firmada/aprobada: Cuando adquiere bienes o servicios de un proveedor, está celebrando un contrato con él. Para que ese contrato sea legalmente vinculante, ambas partes deben firmarlo.
Paso 2: Crear un plan de acción
Si su factura lleva unas semanas sin ser pagada y no tiene una idea clara de cuándo se pagará, debería tomarse el tiempo necesario para crear un plan de acción para conseguir que se pague su factura.
El primer paso en este proceso es asegurarse de que ha puesto en marcha todas las mejores prácticas para reducir la posibilidad de retrasos en el pago de las facturas.
Estas son las mejores prácticas de facturación más importantes que querrá tener en cuenta:
- – Emitir siempre una factura con cada entrega. Esto parece sencillo, pero sorprendentemente muchas facturas se emiten sólo después de que se haya completado un proyecto. Asegúrese de emitir una factura para cada servicio por separado y adelantado, de modo que tenga un registro claro de cada factura impagada.
- – Facilite al máximo el cobro: asegúrese de que la factura se emite en un formato fácil de escanear y envíe siempre las facturas por correo electrónico. Estos dos pequeños cambios facilitarán mucho el pago de la factura por parte de tu proveedor y reducirán la posibilidad de retrasos en el pago.
- – Plazos mínimos de pago: si trabajas con nuevos proveedores, asegúrate de no ser demasiado generoso con los plazos de pago. Si trabaja con proveedores recurrentes, asegúrese de mejorar las condiciones de pago mínimas acordadas en el contrato.
Paso 3: Contacte con su proveedor
Si ha esperado 30 días completos después de emitir su factura y todavía no ha recibido el pago, puede ser el momento de ponerse en contacto con su proveedor.
- Lo primero que debería hacer es tratar de entender el motivo del retraso.
- Cuando se ponga en contacto con su proveedor, no se ponga agresivo ni se enfrente a él. Intente mantener la calma y la profesionalidad.
- Sea respetuoso con el tiempo de su proveedor y no abuse del hecho de ponerse en contacto con él. Intente ser lo más específico posible sobre la factura que está intentando que le paguen.
Paso 4: Emprender acciones legales
Si has seguido todos los pasos anteriores y la factura sigue sin pagarse, es posible que quieras emprender acciones legales. Sin embargo, no conviene precipitarse y presentar una demanda si la factura sólo lleva unas semanas de retraso. Al fin y al cabo, los costes del litigio, combinados con la pérdida del importe adeudado, pueden ser mayores que el propio importe. Por ello, si una factura sólo lleva unas pocas semanas de retraso, es conveniente que considere primero un enfoque más informal para conseguir el pago, como la mediación o el arbitraje.
Posteriormente, puedes enviar una carta certificada (recomendado mediante un abogado de confianza) para tener constancia de la reclamación de la deuda, este paso te ayudará en el juicio (por poca cantidad monitorio) que deberás hacer.
Recuerda que ir a juicio implicará gastos en caso de no ganarlo, así como tener que desplazarte al juzgado más cercano de tu deudor.
